L’obligació de les empreses de més de 50 persones treballadores de disposar d’un canal intern de denúncies ve derivada de l’entrada en vigor de la llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (llei 2/2023), que transposa la directiva (UE) 2019/1937 (Whistleblowing).

En el cas dels grups d’empresa, el còmput anterior es fa per empresa individual considerada i no tenint en compte el global del grup. En aquest sentit, l’article 11 de la llei 2/2023 regula com ha de ser el sistema intern d’informació de grup, i estableix que pot ser únic per a tot el grup, igual que el responsable del sistema designat.

En aquest sentit, el responsable del sistema haurà de complir amb les exigències de l’article 8 de la llei 2/2023, tenint un càrrec directiu i desenvolupant les seves funcions de manera independent i autònoma.

És important mencionar que la Comissió Europea, l’any 2021, va emetre dos dictàmens no vinculants en què indicava l’existència d’un canal de denúncies centralitzat de grup, sempre que en paral·lel, i de manera individual, en cadascuna de les societats filials s’estableixin canals interns d’informació amb procediments per a la presentació de denúncies internes.

S’ha de tenir en compte que aquests canals d’informació també han de ser accessibles a persones que tinguin una relació laboral o professional amb la societat filial en qüestió i no amb la resta del grup i, per aquest motiu, és especialment important la proximitat dels canals i dels procediments interns de la filial.

No obstant això, és compatible, en empreses de menys de 250 persones treballadores, compartir recursos amb altres empreses del grup per a la recepció de denúncies i per a la seva investigació (per exemple, compartint sistemes de gestió de denúncies com ara les plataformes informàtiques de proveïdors externs). D’altra banda, la llei 2/2023 també preveu que es pugui compartir i intercanviar informació entre els diversos responsables del sistema del grup, sempre respectant els requisits de confidencialitat establerts legalment.

El receptor de les denúncies pot ser un proveïdor extern, però el seu rol es limita a la gestió, entesa com la recepció d’aquestes denúncies, sense competències per investigar-les. Així doncs, la tramitació és una funció que correspon al responsable del sistema de l’empresa.

En conclusió, un grup d’empreses pot tenir un sistema i una política del canal ètic únic per a tot el grup, però ha de vetllar perquè compleixin amb els requisits legals europeus i amb els de cada estat on s’ubiquin les societats filials. Cal tenir present que hi ha societats europees que tenen filials o la societat matriu fora d’Europa, i això també s’ha de valorar.

Al nostre despatx ens hem trobat amb casos molt variats, però quan no es tracta d’un grup amb totes les societats dins d’Espanya intentem donar una solució consistent en una política de grup que compleixi amb la normativa europea i amb la de l’estat on s’ubica la societat matriu, i després elaborem subpolítiques aprovades en cada filial que integrin la política de grup, adaptada a la normativa de l’estat en qüestió.